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会议住宿的预定

发布时间:2016-05-05 作者:guoxd 标签:[会议]

       我们在多年的会议活动中不断地成长,在各方面总结了较多的经验。比如说在安排会议住宿方面,安排住宿的原则是,尽量把与会者安排在一起并安排在离会议场所距离最近的酒店住宿,这样会省很多,包括交通、用餐等在内的很多麻烦,最理想的住宿安排是在举行会议的地方是同一家会议酒店,而且所有与会者都能安排在同一家会议酒店内住宿。如果会议场所和酒店不是同一家的,那么,最好能把所有与会者安排在会议场地附近的酒店内住宿,如果一家酒店安排不下,要尽量安排在离这家酒店最近的酒店住宿,这样方便与会者参加会议。
       (一)酒店名录与挑选
       尽量把符合要求的酒店列入候选酒店名录方便挑选。
       1.列出候选酒店名单
       2.了解酒店基本情况和价格,初步筛选
       3.与初步筛选的酒店进行协商,进行第二次的筛选
       4.考察第二次筛选的酒店,与酒店进行协商交流
       5.确定好会议举办的酒店
       具体的确定要与与会者进行沟通交流,要站在与会者的角度来确定会议举办的酒店。
       (二)要求与会者预付押金(若会议注册费不含住宿费)
       如果说会议注册费中不包括住宿费,那么,必须要求与会者在选定酒店住宿的时候与与会者事先通过银行或者其他方式预付一定的押金,以免会后出现逃账的现象,造成会议财务的损失。我们在多年的会议住宿安排中还没有出现过类似的问题,要求与会者预付押金也是一种原则,也可以看情况而定。

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本文标题:会议住宿的预定
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