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会议室选择的七大要素

发布时间:2016-05-13 作者:guoxd 标签:[会议]

       我们作为会务公司,在选择会议场地的时候,要根据酒店或者是会议中心的情况(会议室的大小、形状、布置都不一样)。我们在选择的时候除了考虑参会人数外,也要满足会议组织方的要求,所以在会议室选择方面我们要考虑很多因素。
       1.会议的类型
       不同类型的会议对场地的要求也不同。讲座型会议需要一个讲台,会议室的布置宜采用剧院式;讨论会则可以采用圆桌式,使参会讨论者能平等地参与讨论,发表意见。
       2.会议的天数
       大部分会议的会期在2~3天,一般较少超过5天(不包括短线旅游时间)。会期长,会议场地面积要大些;会期短,会议场地面积稍小也不会引起人们烦躁。另外,若会议天数较多,如分组会议,可以适当调换会议室,避免与会者对同一场地产生厌倦。
       3.来自外界的噪音干扰
       在会议室的选择上,还需考虑其他噪音的干扰,如会议不要选择在音乐厅附近的会议室;培训性会议的会议室不要靠近人流量大的通道;董事会会议应安排在比较僻静的会议室。
       4.对会场视听设备和讲台的要求
       随着时代的发展,会议的演讲者或者发言人对于会场的视听设备会有要求,如投影机、幻灯机、影碟机等。对于高级别的会议或视电话视频会议,对视听设备和讲台的要求更高。
       5.布置形式和出席人员
       出席会议的人员数量和现场布置的形式对会议室的选择有很大影响,剧院式的布置容纳的出席人数最多,而U形结构的容纳人数较少。
       6.避开竞争性团体
       所谓竞争性团体,是指在政治观点、宗教信仰等方面有较大冲突的团体,或者互为商业竞争对手的企业。在安排会议室时应将竞争性团体分在不同楼层,或者相距较远的两个会议室,以避免发生不必要的纠纷。
       7.其他因素
       我们认为一些有特殊要求的会议,如现场设备演示会,要求就比较特殊,还有些会议,如歌舞晚会则对灯光、音响和舞台有着独特的要求。在选择会议室的时候一定要考虑这七大因素,做好会议室的选择。

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本文标题:会议室选择的七大要素
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