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几点开会必须注意的要素

发布时间:2015-07-29 作者:guoxd 标签:[礼仪]

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       对于会议而言,伍方会议认为必要的礼仪显得温馨。礼仪工作一般包括模特召集、程序分解、简单培训、服装道具准备、礼仪执行等。值得注意的是礼仪的文化素质及外语基本技能考察,而不能简单看形体决定是否聘请,另外一点就是礼仪的个性是否符合工作要求。各种主题的会议对礼仪的要求不一样,学术性会议、政府性质会议要求模特的着装比较素雅,不能抢了专家及政府要员的形象,而销售类会展则需要模特为企业及产品锦上添花,尽量着装鲜艳,与企业或产品的品质形象要求一致。
       (1)拟定会议主题
       会议的主题,即会议的指导思想。会议的形式、内容、任务、议程、期限、出席人员等,都只有在会议的主题确定下来之后,才可以据此一一加以确定。
       (2)拟发会议通知
       它应包括以下六项。
◆标题,它重点交代会议名称。
◆主题与内容,这是对会议宗旨的介绍。
◆会期,应明确会议的起止时间。
◆报到的时间与地点,对交通路线,特别要交代清楚。
◆会议的出席对象,如对象可选派,则应规定具体条件。
◆会议要求,它指的是与会者材料的准备与生活用品的准备,以及差旅费报销和其他费用问题。
        (3)起草会议文件
       会议所用的各项文件材料,均应于会前准备完成。其中的主要材料,还应做到与会者人手一份。需要认真准备的会议文件材料最主要的当数开幕词、闭幕词和主题报告。
       (4)要安排好与会者的招待工作
       对于交通、膳宿、医疗、保卫等方面的具体工作,应精心、妥当地做好准备。
       (5)要布置好会场
       不应使其过大,显得空旷无人;也不可使之过小,弄得拥挤不堪。对必用的音响、照明、空调、投影、摄像设备,事先要认真调试。需用的文具、饮料,亦应预备齐全。
       (6)要安排好座次
       排列主席台上的座次,我国目前的惯例是:前排高于后排,中央高于两侧,左座高于右座。凡属重要会议,在主席台上每位就座者身前的桌子上,应先摆放好写有其本人姓名的桌签。排列听众席的座次,目前主要有两种方法。
◆按指定区域统一就座。
◆自由就座。
       在会议进行阶段,会议的组织准备者要做的主要工作大体上可分为三项。在会场之外,应安排专人迎送、引导、陪同与会人员。对与会的年老体弱者,还须进行重点照顾。此外,必要时还应为与会者安排一定的文体娱乐活动。在会场之内,则应当对与会者有求必应,闻过即改,尽可能地满足其一切正当要求。
       (7)精心编写会议简报,举行会期较长的大中型会议应编写会议简报。
       (8)认真做好会议记录。
       凡重要会议,不论是全体大会,还是分组讨论,都要进行必要的会议记录。会议记录是由专人负责记录会议内容的一种书面材料。会议名称、时间、地点、人员、主持者、记录在内。
       (9)在会议结束阶段,一般的组织准备工作主要有以下三项。
※形成可供传达的会议文件。
※处理有关会议的文件材料。
※为与会者的返程提供方便。一般而言,与会人员在出席会议时应当严格遵守的会议纪律主要有以下四项内容。规范着装;严守时间;维护秩序;专心听讲。

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