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签约礼仪需要注意的几点

发布时间:2015-11-27 作者:guoxd 标签:[礼仪]

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       签约,即合同的签署。它在商务交往中,被视为一项标志着有关各方的相互关系取得了更大的进展,以及为消除彼此之间的误会或抵触而达成了一致性见解的重大的成果。因此,它极受商界人士的重视。
        通常,合同的成立生效,需要履行一定的手续。依照我国的有关法律规定:当事人就合同条款的书面形式达成协议,并且签字,即为合同成立。假如通过信件、电报、传真、电传达成了协议,一方当事人要求签订确认书的,则签订确认书时,放为合同成立。
        这种规定,实际上有双重含义,一方面,我国只承认书面的合同。另一方面,唯有经过有关当事人正式签字,合同才正式成立并生效。由此可见,签字好比胎儿出世时的出生证,是正式合同的一种不能缺少的 “ 批准书 ” 。
        仪式礼仪规定,为了使有关各方重视合同、遵守合同,在签署合同时,应举行郑重其事的签字仪式。此即所谓签约。

        我们总结在商务交往中,人们在签署合同之前,通常会竭力作好以下几个步骤的准备工作:
        第一,要布置好签字厅。签字厅有常设专用的,也有临时以会议厅、会客厅来代替的。布置它的总原则,是要庄重、整洁、清静。
        一间标准的签字厅,应当室内满铺地毯,除了必要的签字用桌椅外,其他一切的陈设都不需要。正规的签字桌应当为长桌,其上最好铺设深绿色的台呢。
        按照开业庆典仪式礼仪的规范,签字桌应当横放于室内。在其后,可摆放适量的座椅。签署双边性合同时,可放置两张座椅,供签字人就座。签署多边合同时,可以仅放一张座椅,供各方签字人签字时轮流就座;也可以为每位签字人都各自提供一张座椅。签字人在就座时,一般应当面对正门。在签字桌上,循例应事先安放好待签的合同文本以及签字笔、吸墨器等等签字时所用的文具。与外商签署涉外商务合同时还需在签字桌上插放有关各方面的国旗。插放国旗时,在其位置与顺序上,必须按照礼宾序列而行。例如,签署双边性涉外商务合同时,有关各方面的国旗须插放在该方签字人座椅的正前方。
        第二,要安排好开业庆典签字时的座次。在正式签署合同时,各方代表对于礼遇均非常在意,因而商务人员对于在签字仪式上最能体现礼遇高低的座次问题,应当认真对待。
        签字时各方代表的座次,是由主方代为先期排定的。合乎礼遇的作法是:在签署双边性合同时,应请客方签字人在签字桌右侧就座,主方签字人则应同时就座于签字桌左侧。双方各自的助签人,应分别站立于各自一方签字人的外侧,以便随时对签字人提供帮助。双方其他的随员,可以按照一定的顺序在己方签字人的正对面就座。也可以依照取位的高低,一次自左至右(客方)或是自右至左(主方)地列成一行,站立于己方签字人的身后。当一行站不完时,可以按照以上顺序并遵照 “ 前高后低 ” 的惯例,排成两行、三行或四行。原则上,双方随员人数,应大体上相近。
        在签署多边性合同时,一般仅设一个签字椅。各方签字人签字时,须依照有关各方事先同意的先后顺序,依次上前签字。他们的助签人,应随之一同行动。在助签时,依 “ 右高左低 ” 的规矩,助前人应站立于签字人的左侧。与此同时,有关各方的随员,应按照一定的序列,面对签字桌就座或站立。
       第三,要预备好待签的合同文本。依照商界的习惯,在正式签署合同之前,应由举行签字仪式的主方负责准备待签合同的正式文本。
        举行签字仪式,是一桩严肃而庄重的大事,因此不能将 “ 了犹未了 ” 的 “ 半成品 ” 交付其使用;或是临近签字时,有关各方还在为某些细节而纠缠不休。在决定正式签署合同时,就应当拟定合同的最终文本。它应当是正式的,不再进行任何更改的标准文本。
        负责为签字仪式提供待签的合同文本的主方,应会同有关各方一道指定专人 , 共同负责合同的定稿、校对、印刷与装订。按常规,应为在合同上正式签字的有关各方,均提供一份待签的合同文本。必要时,还可再向各方提供一份副本。
        签署涉外商务合同时,比照国际惯例,待签的合同文本,应同时使用有关各方法定的官方语言,或是使用国际上通行的英文、法文。此外,亦可同时并用有关各方法定的官方语言与英文或法文。使用外文撰写时,应反复推敲,字斟句酌,不要望文生义或不解其义而乱用词汇。
        待签的开业庆典合同文本,应以精美的白纸印制而成,按大八开的规格装订成册,并以高档质料,如真皮、金属、软木等等,作为其封面。
        第四,要规范好签字人员的服饰。按照规定,签字人、助签人以及随员,在出席签字仪式时,应当穿着具有礼服性质的深色西装套装、中山装套装,并且配以白色衬衫与深色皮鞋。男士还必须系上单色领带,以示正规。

        在签字仪式上露面的礼仪人员、接待人员,可以穿自己的工作制服,或是旗袍一类的礼仪性服装。
        签字仪式时签署合同的高潮,它的时间不长,但程序规范、庄重而热烈。签字仪式的正式程序一共分为四项,它们分别是:
        其一,是开业庆典签字仪式正式开始。有关各方人员进入签字厅,在既定的位次上各就各位。
        其二,是签字人正式签署合同文本。通常的作法,是首先签署己方保存的合同文本,在接着签署他方保存的合同文本。 商务礼仪规定:每个签字人在由己方保留的合同文本上签字时,按惯例应当名列首位。因此,每个签字人均应首先签署己方保存的合同文本,然后再交由他方签字人签字。这一作法,在礼仪上称为 “ 轮换制 ” 。它的含义,使在位次排列上,轮流使有关各方均有机会居于首位一次,以显示机会均等,各方平等。
        其三,是开业庆典签字人正式交换已经有关各方正式签署的合同文本。此时,各方签字人应热烈握手,互致祝贺,并相互交换各自一方刚才使用过的签字笔,以志纪念。全场人员应鼓掌,表示祝贺。
        其四,是共饮香槟酒互相道贺。交换已签的合同文本后,有关人员,尤其是签字人当场干上一杯香槟酒,是国际上通行的用以增添喜庆色彩的做法。
        在一般情况下,商务合同在正式签署后,应提交有关方面进行公证,此后才正式生效。
        在这里我们想要说明的是:签字仪式不一定非搞不可,尽管它可以制造声势,增添影响。但是,对于签字本身却是必须郑重对待,不可草草收场的。商界人士对此必须切切注意。

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